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Online-Bewerbung: Anforderungen und Stolperfallen digitaler Bewerbungen

Online-Bewerbung am PC schreiben

Im digitalen Zeitalter ist es nur konsequent und folgerichtig, auch bei Bewerbungen nicht mehr den postalischen, sondern den digitalen Weg einzuschlagen. Das scheint zudem unter Berücksichtigung des Zeitfaktors die optimale Lösung zu sein: Den Weg zur nächsten Postfiliale kann man sich sparen, außerdem kommt die Bewerbung in Sekundenbruchteilen beim potenziellen neuen Arbeitgeber an. Ganz so bequem und einfach ist das digitale Bewerben allerdings nicht – es stellt ebenso wie die „klassische“ Variante einige Ansprüche an die Bewerber und verlangt kaum weniger Sorgfalt.

Höherer Anspruch durch die Technik

Grundsätzlich unterscheiden sich digitale Bewerbungen und solche in Papierform nämlich gar nicht voneinander. Gefordert sind dieselben Unterlagen, dieselbe Korrektheit der Angaben, dieselbe sorgsame Auseinandersetzung mit der ausgeschriebenen Stelle und dem dahinterstehenden Arbeitgeber. Tatsächlich ist es sogar so, dass eine Online-Bewerbung eine potenziell größere Gefahr hinsichtlich etwaiger Fehler ist.

Die Gründe hierfür sind ganz unterschiedlich, angefangen bei der zwangsläufig notwendigen, aber nicht immer souveränen Auseinandersetzung mit der Technik. Falsche Dateiformate können bereits ein KO-Kriterium für die Bewerbung sein, ganz unabhängig von den beruflichen Qualifikationen – immerhin wollen nicht nur Bewerber auf dem digitalen Weg so schnell wie möglich ihre Unterlagen an die richtigen Stellen bringen. Denn umgekehrt ist es im Sinne der Personalabteilungen, möglichst schnell und bequem Einsicht in diese Unterlagen zu erhalten.

Zeit ist ohnehin ein wichtiger Faktor. Die Möglichkeit, die Bewerbung innerhalb weniger Mausklicks auf den Weg bringen zu können, verführt unter Umständen zu allzu raschem Handeln. Allerdings können auch kleine Flüchtigkeitsfehler große Wirkung zeigen – insbesondere dann, wenn sie sich in einer Bewerbung summieren. Nehmen Sie sich also die Zeit und prüfen Sie vor dem Versenden ganz genau, was Sie da gerade zusammengestellt haben und ob diese Bewerbung den gängigen Standards genügt.

Stolperfallen auf dem Weg zur korrekten Online-Bewerbung

Die nachfolgend aufgelisteten „Stolperfallen“ mögen vielfach lapidar klingen, dennoch tauchen sie wenigstens gelegentlich in digitalen Bewerbungen auf. Da es allerdings auch online keine zweite Chance für einen ersten Eindruck gibt, ist es umso wichtiger, diese Selbstverständlichkeiten mit aller Gewissenhaftigkeit zu überprüfen.

Die Bewerbungsmail

Stolperfalle #1: Die Mail-Adresse

Gegebenenfalls in doppelter Hinsicht problematisch. Zum einen gilt es, die Adresse des Arbeitgebers korrekt zu verwenden und sich nicht gleich durch eine unzustellbare Mail aus dem Bewerberrennen zu verabschieden. Zum anderen ist bei der eigenen Mail Adresse Seriosität gefragt: Adressen, die im privaten Kreis als lustig empfunden werden (etwa Spitznamen und dergleichen), vermitteln auf dem Arbeitsmarkt nun einmal nicht die angebrachte Ernsthaftigkeit.

Tipp: Sofern Sie nicht ohnehin über eine verfügen, legen Sie sich eine seriöse E Mail Adresse zu, über die ihre Bewerbungskorrespondenz läuft. Falls möglich sollte diese Ihren vollständigen Namen enthalten.

Stolperfalle #2: Die Betreffzeile

Möglicherweise, weil der Fokus zu sehr auf dem Vervollständigen der Bewerbungsunterlagen und der Angabe der korrekten Mail-Adresse liegt: Immer wieder bleiben die Betreffzeilen bei Online-Bewerbungen leer. Das macht einerseits die schnelle Einordnung Ihrer Bewerbungsmail schwierig, andererseits vermittelt es im schlimmsten Fall sogar den Eindruck einer unkonzentrierten oder gar unzuverlässigen Arbeitsweise.

Tragen Sie deswegen in der Betreffzeile zumindest das Anliegen Ihrer Mail ein, falls möglich ergänzt um die Kennziffer der betreffenden Stellenausschreibung.

Stolperfalle #3: Die Anrede

Im Netz ist der Umgangston für gewöhnlich etwas lockerer, allerdings muss zum geschäftlichen Schriftverkehr – und dazu gehört eine Bewerbung schließlich – eine klare Linie gezogen werden. Eine Begrüßung im Stile eines „Hallo“ oder „Hey“ ist dabei genauso unangemessen wie Chat-Abkürzungen oder Smileys. Das gilt im Übrigen genauso für die Abschiedsformel, bei der dem üblichen „mit freundlichen Grüßen“ der Vorrang vor allzu persönlichen oder saloppen Formulierungen gegeben werden sollte. Verzichten Sie außerdem auf Abkürzungen wie „MfG“.

Tipp: Im Idealfall kennen Sie den genauen Adressaten Ihrer Bewerbung, dann schreiben Sie die betreffende Person natürlich direkt an. Können Sie keinen direkten Ansprechpartner recherchieren, ist es nach wie vor zulässig, das Anschreiben mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu beginnen. Besser ist allerdings die persönliche Anrede.

Stolperfalle #4: Das doppelte Anschreiben

Das Anschreiben gehört zu einer vollständigen Bewerbung dazu, weshalb es für gewöhnlich unter den übrigen Bewerbungsunterlagen aufgenommen wird. Die Frage stellt sich daher, ob dieses Anschreiben in der E-Mail noch einmal im kompletten Wortlaut wiederholt werden soll.

Die kurze Antwort lautet: Nein, das braucht es nicht. Der alleinige Hinweis, dass Sie im Anhang Ihre Bewerbungsunterlagen mitschicken, ist umgekehrt ein wenig dürftig. Einige persönliche Sätze, mit denen Sie auf die ausgeschriebene Stelle, den Arbeitgeber oder einen womöglich bereits bestehenden Kontakt Bezug nehmen, sind daher ein guter Mittelweg.

Die Bewerbungsunterlagen

Stolperfalle #5: Die Anhänge

Mancher Arbeitgeber pflegt eigene Seiten, auf denen Sie eine Bewerbung mit Hilfe eines Formulars hinterlegen können. Darin vorgesehen sind meist Gelegenheiten, um die einzelnen Bestandteile der Bewerbung einzeln hochzuladen. Anders verhält es sich jedoch bei einer Bewerbung per Mail. Hier können Sie zwar auch Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und andere Anlagen als separate Dateien im Anhang versenden, sinnvoll ist das aus verschiedenen Gründen aber nicht:

  • Die Personaler sind so gezwungen, unnötig viel Zeit damit zu verbringen, die einzelnen Unterlagen zu öffnen, zu speichern und zuzuordnen. Das wird selbst bei einer überschaubaren Bewerberzahl anstrengend.
  • Die einzelnen Dateien können erheblich mehr Speicherplatz benötigen, als eine einzige, zusammengefasste Datei. Das erschwert nicht nur das Versenden, es verstopft auch E-Mail-Postfächer.

Abgesehen davon sollte selbst bei einer zusammengefassten Datei, welche sämtliche Unterlagen enthält, der bürokratische Aufwand gewissermaßen so gering wie möglich gehalten werden. Sprich: Eine „schlanke“ Bewerbung enthält (im pdf-Format, aber dazu später ausführlich) insgesamt etwa 10 bis 15 Seiten. Damit sollten die wichtigsten Dokumente erfasst sein.

Tipp: Sollten Sie dennoch den Eindruck haben, dass noch etwas fehlen könnte, vermerken Sie das einfach mit dem kurzen Hinweis darauf, aus Gründen der Übersichtlichkeit auf weitere Anlagen verzichtet zu haben, in der E-Mail. Verweise Sie gleichzeitig darauf, bei Bedarf sämtliche Unterlagen nachreichen zu können.

Stolperfalle #6: Das Dateiformat der Anlagen

Es gibt ohne Frage zahllose Lizenz- und Open Source-Programme, die beim Verfassen einer Bewerbung genutzt werden können, wie etwa Word, wofür auch verschiedene Vorlagen zur Verfügung stehen. Während das eine Frage des persönlichen Geschmacks ist, sollte beim Versenden der Bewerbungsunterlagen jedoch auf größtmögliche Kompatibilität der Dateien geachtet werden.

Da dieser Aspekt selbst zwischen unterschiedlich alten Versionen von Word nicht ganz unproblematisch ist, sollte daher ein allgemein gebräuchliches Dateiformat gewählt werden: Für die Dokumentenansicht ist das nach wie vor das pdf-Format. Mindestvoraussetzung für eine seriöse Online-Bewerbung ist daher die Fähigkeit, die Anlagen in eine pdf-Datei zusammenzufügen. Das ist keine Schikane, sondern in erster Linie praktisch:

  • Sie können davon ausgehen, dass alle Adressaten, an die Sie die Bewerbungsunterlagen schicken, in der Lage sind, diese problemlos zu öffnen.
  • Gleichzeitig ist dieses Dateiformat eine Art Schutz für Ihre Unterlagen, da diese nachträglich nicht mehr verändert werden können.
  • Sie können gleich beim Anlegen der pdf-Datei absehen, wie groß diese in der finalen Version wird – und rechtzeitig regulierend eingreifen.

Tipp 1: Die maximale Dateigröße wird üblicherweise in der Stellenausschreibung angegeben, ein guter Richtwert sind zwischen 2 und 3 MB, jedenfalls nicht mehr als 5 MB. Um diese Größenordnung nicht zu überschreiten, sollten Sie schon bei den einzelnen Scans Ihrer Zeugnisse, Bewerbungsfotos und Unterschrift auf deren Größe achten. Die Größe der finalen pdf-Datei können Sie beispielsweise durch die einfache Herabstufung der Qualität (verringern Sie in den Einstellungen nur den dpi-Wert nach unten) herabsetzen.

Tipp 2: Vermeiden Sie zip- oder rar-Dateien, die vom Empfänger erst entpackt werden müssen. Sparen Sie den Personalern lieber die Zeit und zeigen Sie so, dass sie mit den gängigen digitalen Umgangsformen vertraut sind.

Stolperfalle #7: Die Anordnung der Anlagen

Vermeiden Sie bei der Zusammenstellung der Bewerbungsdatei außerdem unnötiges Durcheinander der einzelnen Dokumente. Grundsätzlich ist es kein großer Aufwand, die Anlagen in eine stimmige Reihenfolge zu bringen:

  • Sofern Sie es nicht für verzichtbar halten, wird das Deckblatt Seite 1.
  • Es folgt das Anschreiben.
  • Anschließend fügen Sie den Lebenslauf ein, heute üblicherweise rückwärts-chronologisch.
  • Mit allen weiteren Anlagen (Arbeitszeugnissen, Zertifikaten und Weiterbildungsnachweisen, Ausbildungs- und Hochschulzeugnissen) verfahren Sie genauso.

Tipp 1: Eine persönliche und aufwändige Gestaltung ist ein klares Indiz für ein ernsthaftes Interesse an einer ausgeschriebenen Stelle. Davon kann selbst eine vermeintliche Kleinigkeit wie Ihre Unterschrift zeugen. Immerhin muss die für die digitale Bewerbung eingescannt, als Grafik in das Word-Dokument und anschließend in das pdf-Format übertragen werden. Machen Sie sich daher ruhig die Mühe und fügen Sie dem Anschreiben Ihrer Bewerbung die Unterschrift hinzu.

Tipp 2: Kontrollieren Sie vor dem Versenden, ob die zusammengefügten Dokumente alle richtig ausgerichtet sind. Es wäre ärgerlich, wenn eine oder mehrere Seiten erst gedreht werden müssten, um sie lesen zu können.

Stolperfalle #8: Der Dateiname

Apropos Kleinigkeiten und ihre Wirkung – schenken Sie auch der Bezeichnung Ihrer Bewerbungsdatei die gebührende Beachtung. Die pdf-Datei mit Ihren Unterlagen schlichtweg als „Bewerbung“, „Bewerbungsunterlagen“ oder „Lebenslauf“ zu betiteln, ist angesichts der zu vermutenden Vielzahl an Bewerbern nicht wirklich hilfreich.

Denken Sie deshalb an eine eindeutige Dateibezeichnung. Das ist ein geringer Aufwand, der dennoch ein positives Zeichen setzt. Mögliche und ausreichende Formen wären etwa:

  • „Bewerbung_Max_Müller_IT-Techniker“
    oder
  • „Bewerbung_Angelika_Schmidt“

Vergessen Sie bei aller Sorgfalt für das Zusammenstellen, Organisieren und Bezeichnen Ihrer Bewerbungsunterlagen am Ende nur nicht, diese auch der entsprechenden Mail beizufügen! Unsere Checkliste hilft dabei, die wichtigsten Punkte im Auge zu behalten.

Bildnachweis: golubovy / fotolia.com (ID #117786738)